PENDIDIKAN

Archive for November 2008

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.


Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

  1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
  2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
  3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
  4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

  1. Kode
    Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
  2. Indeks
    Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
  3. Mengindeks
    Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
  4. Unit
    Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
  5. Kode Arsip
    Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

  1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
    a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
    Contoh:
    a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
    Contoh:
    a.3. Nama keluarga, suku dan marga.
    Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
    Contoh:
    a.4. Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang
    Contoh:
    a.5. Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
    Contoh:
    a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
    Contoh:
    a.7. Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
    Contoh:
    a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
    a.9. Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
    Contoh:
    a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
    Contoh:
  2. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :
    b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
    Contoh:
    b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
    Contoh:
    b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
    Contoh:
    b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama
    Contoh:

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

  1. Nama perusahaan pada umumnya
    Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
    Contoh :
  2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
    Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
    Contoh :
  3. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
    Contoh :
  4. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
    Contoh :

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

  1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
    Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
    Contoh :
  2. Nama Instansi Negara Asing
    Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
    Contoh :

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks  kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada  unit terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

  1. Nama Perorangan
  2. Nama Perusahaan
  3. Instansi Pemerintah
  4. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun  dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul
Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar
Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar
Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri

<!–Penambahan Spasi Kosong ke bawah –>

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

  1. Filling Cabinet

  2. Guide

  3. Map Folder

  4. Kotak Sortir

  5. Kartu Indeks

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

  1. Pengumpulan Surat
    Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
  2. Memeriksa
    Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

  3. Mengindeks
    Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
    Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

    Contoh:
    Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

    Cara Mengindeks:
    PT.Waringin Indeks Waringin PT
    Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

  4. Memberi Kode
    Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

    Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

    Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

  5. Menyortir
    Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
  6. Menempatkan
    Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
  7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
  2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
  3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

    Contoh surat out slip:

    Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
    Misalnya:
    Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
    Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

    Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
    Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

  4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
    Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

Kearsipan Sistem Abjad [Download]

Pengantar

Identifikasi perilaku pelanggan adalah suatu usaha untuk mengidentitikasi pelanggan dilihat dari sudut perilaku dengan memperhatikan faktor-faktor yang melingkupi diri pelanggan baik sebagai individu, maupun sosial, setelah dapat diidentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah memotivasi  dengan menggunakan media promosi  agar dapat melakukan pembelian produk seperti yang ditawarkan.


Perilaku Pelanggan

Pelanggan adalah mahluk indvidu sekaligus sosial, maka faktor-faktor yang melingkupinya akan dibahas sebagai berikut :

  1. Individu
  2. Lingkungan keluarga
  3. Lingkungan masyarakat
  4. Budaya kota dan desa
  5. Ekonomi
  6. Idiologi/Agama
  7. Tata Nilai
  8. Status sosial
  1. Individu

    1. Belanja untuk memenuhi kebutuhan diri sendiri
    2. Mengharapkan kepuasan pelayanan dan produk
    3. Kelas sosial, di antaranya dilihat dari tingkat penghasilan dan pendidikan
    4. Pembelian dipengaruhi situasi dan kondisi serta daya beli dari individu

  1. Lingkungan keluarga
    1. Belanja mewakili keluarga, meskipun dilakukan seseorang
    2. Keluarga, adalah lingkungan terdekat  yang sangat mempengaruhi nilai perilaku
      seseorang, maka Pembelian dipengaruhi anggota keluarga
    3. Kepuasan atas produk untuk seluruh keluarga yang diwakili
    4. Pembelian produk lebih banyak

  1. Lingkungan masyarakat
    1. Belanja produk secara psikologis dipengaruhi lingkungan tempat tinggal atau
      tetangga lingkungan  perumahan
    2. Produk yang dibeli dipengaruhi  gengsi
    3. Pembelian  produk mengacu pada merk yang dibeli tetangga

  1. Budaya kota dan desa
    1. Budaya Kota
      • Pembelian produk lebih terpengaruh pada media promosi
        ( TV, Koran, Majalah, internet )
      • Pembelian produk sesuai dengan lingkungan perkotaan
      • Informasi tentang produk tersedia, dan cepat diketahui dengan cepat
      • Pembelian mengacu pada kesibukan kota
    1. Budaya Desa
      • Pembelian produk kurang dipengaruhi media promosi
      • Pembelian produk sesuai dengan lingkungan pedesaan
      • Informasi tentang produk lambat diketahui, kurang cepat tersedia
      • Sumber informasi dalam jumlah terbatas
  2. Ekonomi
    1. Seseorang  yang hidup dari kekayaan warisan
    2. Orang yang berhasil dalam usaha atau profesinya sehingga tingkat
      ekonominya dikatakan kelas menengah
    3. Para pekerja kantoran (kerah putih) yang bergaji menengah
    4. Para pekerja standar, hanya sedikit di atas garis kemiskinan
    5. Pekerja tidak tetap atau tidak memiliki pekerjaan

  1. Idiologi/Agama
    1. Pembelian produk mengacu pada Idiologi/ agama yang dianut
    2. Pembelian perlengkapan ritual agama
  1. Tata Nilai
    1. Pembelian produk mengacu pada tata nilai budaya yang melingkupi seseorang
    2. Tata nilai tiap orang yang berasal dari daerah yang berbeda akan menampilkan pola      pembelian yang berbeda
    3. Nilai budaya Indonesia akan berbeda dengan orang luar negeri, menyebabkan pola konsumsi yang berbeda pula

  1. Status sosial
    1. Status sosial akan mempengaruhi pembelian produk
    2. Setiap penyandang status sosial yang  berbeda, pembelian produk berbeda pula
    3. Seiring naiknya pendapatan seseorang, maka pembelian akan meningkat

Motivasi Pembelian

Kegunaan dari mengetahui motivasi Pembelian adalah untuk mengidentifikas perilaku pelanggan  sehingga dapat diketahui pola pembelian, agar penjualan dapat lebih berhasil, yang terdiri dari:

  1. Motivasi pembelian adalah motif membeli dan keinginan umum naluriah manusia, yaitu alasan atau sebab seseorang melakukan pembelian, dengan tujuan memenuhi kebutuhannya, yaitu:
    1. Akal (rasional)
    2. Pelayanan toko (service)
    3. Kebutuhan mendesak

  1. Faktor intern (dalam) dan Ekstern (luar)
  2. Psikologis

  1. Motivasi pembelian
    1. Akal (rasional)
      Pembelian  produk yang disertai dengan pemikiran bahwa produk yang dibeli memang dibutuhkan, dan sesuai dengan kemampuan daya beli yang dimilikinya

    2. Pelayanan toko (service)
      Keinginan membeli produk timbul akibat dari pelayanan yang memuaskan, baik dari kualitas produknya maupun fasilitas yang disediakan pihak to
      ko

    3. Kebutuhan mendesak
      Keingian membeli produk karena memang merupakan kebutuhan yang mendesak dan harus diadakan, misalnya pengendara motor, waktu musim hujan membutuhkan jas hujan

  1. Faktor ekstern/luar
    Pembelian dilakukan karena pengaruh dari:

    1. Orang yang pertama mempunyai ide atau gagasan (initiator)
    2. Orang yang mempengaruhi keputusan pembelian (influencer)
    3. Orang yang menentukan sebagian atau keseluruhan pembelian (Key)
    4. Orang yang melaksanakan pembelian (purchaser)

      Alur Faktor ekstern/luar

  2. Faktor psikologis
    Pengaruh pembelian karena:

    1. pengalaman yang didapat baik positif maupun negatif dalam pembelian produk
    2. karakter/kepribadian, seperti pemikiran, sikap, ucapan dan tindakan
    3. pengaruh merk ( brand ), produk yang berkualitas
    4. Konsep dir, pandangan terhadap diri sendiri

Identifikasi Perilaku Pelanggan [Download]

Identifikasi Bahasa

A. Konfirmasi adalah memperteguh/memastikan suatu hubungan. Dengan memeriksa kembali semua     data (alamat pengiriman, penagihan, dan daftar pesanan) untuk dipastikan kepastiannya

B. Diskonfirmasi ialah pembatalan hubungan, baik secara langsung maupun lewat media

C. Pendukung Komunikasi
1. Menguasai permasalahan

2. Cakap berkomunikasi

3. Berkomunikasi dengan menggunakan internet

4. Bahasa yang komunikatif
yaitu bahasa mudah dimengerti pihak yang terlibat dalam komunikasi

D. Penghambat komunikasi

1. Kurang pengetahuan

2. Sikap yang salah

3. Peralatan yang tidak dikuasai

4. Salah diartikan Oleh penerima pesan

E. Bahasa yang mendukung sinyal-sinyal keputusan pelanggan
Seorang pembeli yang telah memutuskan untuk membeli akan terlihat dari :
a. Menganggukan kepala
b. Barangnya “bagus”
c. Mengatakan, “oke saya beli satu”.
d. “Boleh tidak saya bayar dengan kartu kredit ”, sambil membuka dompet untuk mengeluarkan kartunya

Identifikasi Gerak Tubuh

Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi atau proses pemberian arti sesuatu antara dua atau lebih orang dan lingkungannya bisa melalui simbol, tanda atau perilaku yang umum, dan biasanya terjadi dua arah.

Menyapa adalah lambang terjadinya komunikasi.

A. Pengertian Komunikasi  Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan tutur kata baik dengan tulisan maupun tidak,     dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

  • Pitch
  • = ketinggian suara
  • Intonation
  • = intonasi
  • Courtesy
  • = kesopanan
  • Tone
  • = nada
  • Understanding
  • = pengertian
  • Rate
  • = kecepatan
  • Enunciation
  • = lafal ucapan

    B. Proses Komunikasi Verbal

    C. Pengertian Komunikasi Non Verbal (Non-Verbal Communication)
    Komunikasi non-verbal adalah kontak mata, ekspresi wajah, penampilan fisik, nada suara, gerakan
    tubuh, pakaian dan aksesoris yang kita gunakan semuanya memberikan efek atau pengaruh yang
    cukup besar terhadap penyampaian pesan

    Hal yang perlu diperhatikan dalam (bahasa tubuh/sikap tubuh) adalah :

  • Eye contact 50%-70%
  • = kontak mata
  • Facial expression
  • = ekspresi wajah (merengut, senyum, tampang marah dsb)
  • Body posture
  • = postur tubuh
  • Touch
  • = sentuhan (tapi hati- hati)
  • Acsesories
  • = perlengkapan badan dan pakaian

    D. Proses komunikasi Non Verbal

    Menyambut dengan hormat, senyum, kemudian merekatkan kedua tangan.

    Berjabat tangan tanda setuju dan kompak.

    Etika dan Etiket Berkomunikasi

    A. Pengertian Etika
    Etika (etik) berasal dari kata ethos (bahasa yunani) yang berarti karakter, watak kesusilaan atau     adat. Sebagai suatu subyek, etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu     ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah     atau benar, buruk atau baik.

    Etika dalam berkomunkasi harus dilandasi dengan kejujuran. Ada beberapa etika yang harus     anda perhatikan, yaitu :

    1. Panggilan dengan panggilan menyenangkan
    2. Tidak emosional
    3. Membuka dialog dalam berkomunikasi
    4. Komunikasi dengan berlapang dada
    5. Menyikapinya penuh kedewasaan
    6. Berkomunikasi dengan pesan yang efektif dan efisien

    B. Pengertian Etiket
    Etiket adalah sikap yang baik meliputi cara-cara sopan santun atau aturan yang harus dipatuhi      dalam pergaulan antar manusia yang beradab, yang meliputi :

    1. Ucapan yang sopan sesuai lingkungan
    2. Tingkah laku baik dan tidak menyinggung pihak yang diajak komunikasi
    3. Pakaian yang dikenakan sesuai acara yang dihadiri

    contoh berpakaian resmi dalam acara resmi

    C. Keramahan Berbahasa
    1. Ekspresi wajah
    Sebelum memulai bicara diawali dengan senyuman, merupakan ekspresi keramahan.

    2. Pemilihan kata dan kalimat
    Pemilihan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan etika yang berlaku umum,
    misalnya :
    Penjual (menyapa): “Selamat pagi Pak, ada yang bisa saya bantu?“
    Pembeli                  : “Pagi …, saya akan membeli baju tidur.”
    Penjual                   : “Untuk bapak atau …”

    3. Perbuatan
    Keramahan bisa diwujudkan dengan membantu pembeli mengemasi barang-barang belanjaan

    D. Etika memilih Media Komunikasi
    Pemilihan media komunikasi disesuaikan dengan produk yang akan atau sedang dipasarkan     misalnya :
    1. Surat
    2. Brosur/pamflet
    3. Spanduk
    4. Papan iklan
    5. Radio (komunikasi antara penyiar dengan pendengar)
    6. Telepon (komunikasi antar individu)
    7. TV (komunikasi dari  perusahaan yang mengiklankan produknya dengan penonton)
    8. Web site
    9. Koran, majalah

    Identifikasi Gerak Tubuh Pelanggan [Download]

    Identifikasi daftar formulir

    Anda tentu pernah berjalan-jalan i ke pertokoan atau Mall dan melihat orang melakukan transaksi, atau bahkan anda sendiri yang yang melakukan transaksi tersebut. Setelah anda membayar tentu anda akan menerima barang yang anda beli.

    Tetapi jika dilihat dari kacamata penjual, prosedurnya tidak selesai sampai penyerahan barang kepada pembeli. Sebenarnya apa yang dilakukan oleh penjual setelah terjadi transaksi jual beli dan bagaimana prosedur administrasi yang dilakukan oleh seorang penjual dalam menangani transaksi jual beli ?

    Berikut akan disajikan bagaimana langkah awal seorang penjual dalam menyelesaikan suatu transaksi jual beli

    Anda pernah berbelanja suatu barang di pertokoan atau Mall, misalnya membeli pakaian ? Apa yang akan terima setelah membayar? Tentu saja Anda akan menerima barang dan didalamnya disertai secarik kertas yang biasa disebut Nota atau Bon kontan. Dalam dunia bisnis, nota atau bon kontan adalah salah satu dari bukti transaksi.

    Sebenarnya apa yang dimaksud dengan bukti transaksi? Bukti transaksi adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak internal yaitu berkaitan dengan bagian yang ada di dalam perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam hal ini adalah pelanggan dan pembeli. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan oleh perusahaan.

    Alur transaksi yang dipakai oleh perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa meliputi :

    1. Alur transaksi pembelian
    2. Alur Transaksi penjualan tunai
    3. Alur transaksi penjualan kredit
    4. Alur penerimaan kas
    5. Alur pengeluaran uang kas

    Alur Transaksi Pembelian

    Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali (bahan Baku).

    Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit Kelengkapan administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat, peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.

    Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang sama yang harus diisi.

    Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :

    1. Surat permintaan pembelian
      Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai

      • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
      • kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

    2. Surat permintaan penawaran harga
      Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:

      • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
      • tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
      • permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok

    3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
      Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :

      • Nama dan alamat pemasok
      • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
      • tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
      • syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

    4. Laporan penerimaan barang
      Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :

      • Tanggal penerimaan barang
      • Nomor order pembelian yang bersangkutan
      • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
      • catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya

    5. Bukti pengeluaran kas
      Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya

      Contoh :

    Alur Transaksi Penjualan Tunai (on cash)

    Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket, penjualan barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual , barang diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran, nota atau bon tunai selain berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai order penyerahan barang kepada pembeli.

    Pada perusahaan-paerusahaan yang tidak melakukan penjualan secara eceran, penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO). Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan, atau nota kontan. Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik pada toko-toko atau super market, dan grosir.

    1. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket
      Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order Penjualan (pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan Bagian Akuntansi.
      Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :

      1. faktur
      2. nota penjualan tunai
    2. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir
      Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di antaranya sebagai berikut : Aktifitas penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.

      Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan tunai, nota kontan, bukti penyerahan barang, dan bukti penerimaan kas.

    Alur transaksi Penjualan Kredit (on Account)

    Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang yang melayani kredit perorangan.

    Untuk perusahaan yang menjual barang-barang konsumsi seperti barang elektronik, kendaraan bermotor, alat rumah tangga dan sejenisnya, pembayarannya dilakukan secara angsuran (instalment)

    Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya perusahaan memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh calon pembeli.

    Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :

    1. Mengisi Aplikasi permohonan kredit
    2. Melengkapi berkas seperti :Persyaratan Umum:
      1. Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)
      2. Copy Kartu Keluarga
      3. Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN
      4. Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
        1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
        2. Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan
      5. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
        1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
        2. Khusus Profesional:
        3. Surat Ijin Praktek
        4. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir
      6. Khusus Wiraswasta:
        1. SIUP/Tanda Daftar Perusahaan
        2. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

    Setelah calon pembeli memenuhi persyaratan, apabila dirasa perlu khususnya untuk kredit yang bernilai besar, seperti kredit rumah atau kendaraan bermotor, pihak penjual akan melakukan survey lapangan yaitu melihat secara langsung keadaan calon pembeli atau menghubungi pihak yang ditunjuk oleh calon pembeli sebagai penjamin kredit.

    Untuk perusahaan yang melakukan penjualan kredit kepada perusahaan lain, prosedur pengelolaan order penjualan kredit biasanya disesuaikan dengan kemampuan rata-rata penyediaan barang, rata-rata jumlah pesanan dan kebijakan pimpinan perusahaan.

    Pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi pesanan akan berbeda dengan pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang sering tidak dapat memenuhi semua pesanan sehingga sering terjadi back order. Berikut ini dibahas pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi semua pesanan (order) yang diterima.

    Dalam perusahaan yang telah memiliki standard operasional prosedur dalam menjalankan kegiatan usahanya, unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan kredit meliputi.

    1. Bagian Order Penjualan.
    2. Bagian Kredit.
    3. Bagian Gudang (menangani juga Kartu Sediaan Barang)
    4. Bagian Pengiriman Barang.
    5. Bagian Penagihan.
    6. Bagian Piutang
    7. Bagian Jurnal dan Buku Besar.

    Adapun Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah sebagai berikut.

    1. Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
    2. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
    3. Faktur penjualan.
    4. Order pengiriman barang.
    5. Kartu gudang.
    6. Buku pembantu (Kartu) piutang.
    7. Kartu sediaan Barang.
    8. Buku jurnal penjualan dan buku besar.

    Link terkait :

    Contoh formulir aplikasi kredit

    Contoh persetujuan kredit

    Contoh order pengiriman barang

    Contoh format kartu gudang

    Contoh format Buku pembantu (kartu) piutang

    Contoh format kartu persediaan barang

    Alur Penerimaan Kas

    Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang baik penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari debitur.

    Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah sebagai berikut:

    1. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang
    2. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
    3. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas

    Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan. Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti supermarket akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.

    Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :

    1. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
    2. Faktur penjualan tunai
    3. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
    4. Memo (nota) kredit dari bank
    5. Bukti penerimaan kas

    Alur Pengeluaran Kas

    Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian dana kas kecil.

    Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan semua dana / uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

    Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluran kas adalah sebagai berikut :

    1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh
    2. Faktur (nota) pembelian
    3. Faktur pembelian kredit
    4. Bukti penerimaan barang
    5. Permintaan pengisian kembali kas
    6. Bukti pengeluaran kas kecil
    7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil

    Menyiapkan Formulir/berkas administrasi

    Berikut akan disajikan alur terjadinya bukti transaksi jual beli ;

    Bukti transaksi yang dibuat oleh toko atau perusahaan dibedakan menjadi dua. yaitu :

    1. Bukti transaksi internal, berkaitan dengan bagian lain didalam perusahaan
    2. Bukti transaksi eksternal, berkaitan dengan pembeli atau pelanggan

    Untuk bukti transaksi internal sering digunakan memo. Sedangkan bukti transaksi untuk pembeli bukti yang dibuat berupa :

    1. Nota kontan
    2. Faktur (Invoice)
    3. Kuitansi(official receipt)
    4. Nota Debet (debit memo)
    5. Nota Kredit (credit memo)
    6. Cek (cheque)
    7. Bilyet giro/giro
    8. Rekening Koran

    Identifikasi Formulir Administrasi Pelanggan [Download]

    Jenis-jenis Bukti Transaksi

    1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
    2. Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.

      Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

    3. Jenis-Jenis transaksi
      Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

      1. Trasnsaksi internal
        Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.

      2. Transaksi eksternal
        Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

      Jenis-Jenis transaksi

      Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.

      Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :

      1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
      2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
    1. Faktur ( invoice )
      Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

      1. Nama dan alamat penjual
      2. Nomor faktur
      3. Nama dan alamat pembeli
      4. Tanggal pemesanan
      5. Tanggal pengiriman
      6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
    2. Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

      Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

    3. Kuitansi ( official Receipt )
      Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

      1. Nama yang menyerahkan uang
      2. Jumlah uang yang dibayarkan
      3. Tanggal penyerahan uang
      4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
    4. Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :


    5. Nota debet ( Debit Memo )
      Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

    6. Nota kredit ( Credit Memo)
      Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

    7. Cek ( Cheque )
      Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

      Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

    8. Bilyet giro
      Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

    9. Rekening Koran
      Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

      1. Alur transaksi pembelian
        • proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
        • melakukan survei pasar
        • menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
        • memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
        • membuat daftar barang yang akan dibeli
        • mengirimkan surat pesanan
        • membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
        • menerima barang
        • menerima barang sesuai dengan pesanan
        • membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.


      2. Alur penjualan tunai
        • proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
        • negosiasi
        • membuat dan menandatangani surat perjanjian
        • membuat faktur ( invoice )
        • memeriksa barang yang dijual
        • menerima pembayaran
        • membuat bukti transaksi
        • mengirim barang yang dijual


      3. Alur penjualan kredit
        • proses penjualan dimulai dari permintaan
        • negosiasi
        • menerima aplikasi kredit
        • melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
        • mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
        • jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
        • membuat surat perjanjian penjualan kredit
        • membuat bukti transaksi
        • menyerahkan barang


      4. Alur penerimaan kas
        • dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
        • memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
        • menghitung jumlah transaksi
        • menerima pembayaran
        • memeriksa keabsahan uang yang diterima
        • membuat bukti transaksi


      5. Alur pengeluaran uang kas
        • dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
        • menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
        • memeriksa keabsahan bukti
        • melekukan pembayaran
        • menerima bukti transaksi
    10. ALUR BUKTI TRANSAKSI

    SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI

    Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.

    1. SOP administrasi pembelian tunai
      1. Bukti permintaan dalam bentuk surat permintaan
      2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order
      3. Perusahaan menjadi Supplier barang
      4. Memutuskan pihak yang akan menjadi Supplier
      5. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
      6. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang di kembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
      7. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
    2. SOP administrasi penjualan tunai
      1. Adanya surat permintaan ( order ) dari calon pembeli
      2. Negosiasi dibuktikan dengan notolen ( catatan kesepakatan sementara )
      3. Membuat dan menandatangani surat penjualan
      4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti
      5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sudahkah sesuai dengan pesanan pembeli. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli namun bila tidak, barang dikembalikan ke gudang
      6. Cocokan invoice asli dan rangkap dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
      7. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima
      8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen
    3. SOP administrasi penjualan kredit
      1. Adanya surat permintaan ( order ) dari pembeli
      2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
      3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
      4. Periksa formulir alikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan
      5. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei
      6. Persetujuan dari manajer bagian kredit
      7. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada calon pelanggan
      8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
      9. Buatkan invoice
      10. Kirimkan barang dengan cepat kepada konsumen
    4. SOP administrasi penerimaan kas
      1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi penerimaan kas
      2. Periksa bukti trsnsaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti, cocokkan dengan rangkapnya
      3. Hitung jumlah transaksi dengan benar
      4. Periksa uang yang diterima dengan teliti
      5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas misalnya kuitansi
    5. SOP administrasi uang kas

    Tata cara Mengisi Formulir

    Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya

    1. Daftar harga barang
      Daftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.
    2. Daftar konsumen
      Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan
    3. Buku pesanan konsumen
    4. Faktur
    5. Kuitansi
    6. Nota kredit
    7. Nota debet
    8. Kartu persediaan
    9. Nota permintaan
    10. Surat pesanan

    Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi

    1. Sales ( tenaga penjual )
    2. Pembeli
    3. Supplier
    4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, perusahaan asuransi, perusahan pengangkutan, dan lembaga keuangan.
    5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( Competitor )

    Kesepakatan transaksi

    Perjanjian jual beli merupakan persetujuan atau kesepakatan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli secara tertulis atau lisan mengenai syarat-syarat jual beli yang harus ditaati oleh kedua belah pihak.

    Perjanjian jual beli dapat dilakukan secara lisan atau tidak dibuat khusus bila :

    1. penjual telah menetapkan syarat-syarat pembelian.
    2. pembeli mengajukan penawaran dengan mengajukan syarat yang termuat dalam surat pesanan.
    3. penjual dan pembeli telah mengetahui secara pasti kebiasaan-kebiasaan penjualan barang tersebut.
    4. pembayaran dilakukan secara tunai dan barang-barang telah diperiksa oleh kedua belah pihak, masing-masing pihak juga telah menerima dan menyetujui transaksi tersebut.

    Perjanjian jual beli dilakukan secara tertulis atau dibuat khusus bila :

    1. penjualan dilakukan secara kredit yang memerlukan syarat khusus
    2. penjualan dilakukan secara beli sewa
    3. penjualan dilakukan secara bertahap ( kontrak jangka panjang ), pengiriman barang beberapa kali
    4. penjualan secara indent ( menunggu stok barang tersedia )
    5. adanya kesepakatan mengenai kondisi garansi terhadap barang yang diperjual belikan
    6. barang yang diperjual belikan memiliki karakteristik khusus.

    Hal-hal yang harus termuat dalam surat perjanjian jual beli antara lain :

    1. Subyek perjanjian yaitu penjual dan pembeli dengan identitas lengkap
    2. Obyek perjanjian jual beli yang dijelaskan dengan rinci spesifikasi dan harganya
    3. Peraturan jual beli misalnya cara pengiriman, cara pembayaran, waktu pengiriman, garansi, hak dan kewajiban kedua belah pihak, dsb
    4. Masa berlakunya perjanjian
    5. Pengesahan perjanjian
    6. Tempat dan waktu perjanjian
    7. Saksi dalam perjanjian

    Formulir Administrasi [Download]

    Pengantar

    Departement store adalah toko yang menjual berbagai kebutuhan busana beserta asesoriesnya,
    non makanan dan minuman.

    Memonitor Display

    Aktivitas ruangan toko dapat dimonitor melalui:

    Monitor CCTV

    Aktivitas mengawasi customer adalah kegiatan sehari-hari dari  bagian pengawas floor.

    a. Window display

    Cara memajang sample barang, gambar, kartu harga ( barcode ), simbol-simbol di bagian depan toko yang disebut etalase.

    Window display

    b. Exterior display

    Cara memajang barang di luar toko, misal pameran, obral cuci gudang dan pasar malam.

    Exterior display

    c. Interior display

    Cara memajang barang di luar toko, misal pameran, obral cuci gudang dan pasar malam.

    d. Sold display

    Adalah :

    • Perencanaan display sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
    • Penataan barang dagangan
    • Pemeliharaan display
    • Waktu penggantian

    Sold display

    e. Point of Sales Signing

    Adalah :

    • Simbul-simbul (lambang)
    • Poster – poster
    • Papan yang digantung
    • Semboyan / tulisan sebagai tanda arah penjualan

    Point of sales signing

    f. Store Front Banner

    Adalah :

    • Tulisan pada spanduk
    • Tulisan pada papan board
    • Yang bertema promosi untuk mendukung penjualan dalam rangka meningkatkan volume penjualan
    • Bisa indoor maupun outdoor

    Store front banner

    Mengidentifikasi Kerusakan

    Identifikasi kerusakan disesuaikan dengan SOP, Standard Operating Procedure berisi tentang :

    1. Continous of image (kesan berlanjut) terhadap hal-hal baru di toko
    2. Lay out dengan efisiensi space/tempat, yakni
      • Tidak berkesan menumpuk
      • Display tidak mengganggu pelayanan
      • Penempatan barang saling berkaitan
      • Mudah dilihat dan mengambil
      • Customer mudah berjalan
      • Perbaikan tata ruang sesuai kebutuhan customer

    Identifikasi kerusakan / perubahan akibat dari :

    a. Tangan Customer (Customer Hand)

    Berpindahnya barang dari satu departemen ke departemen lain akibat konsumen tidak jadi membeli atau kesengajaan ditaruh karena tidak jadi membeli.

    Customer hand

    b. Kedaluarsa

    Produk yang dijual telah habis masa konsumsinya atau telah habis masa pakai.

    Kedaluarsa

    c. Kecelakaan

    Kecelakaan adalah salah satu kelalaian / kecerobohan dari customer yang mengakibatkan rusaknya produk, yang tanpa diketahui pegawas floor.

    Kecelakaan

    d. Hilang dicuri

    Barang hilang karena dicuri kemudian tertangkap tangan baik langsung maupun dengan pengamatan atau kamera CCTV, orangnya akan difoto dan akan ditempel di pos satpam dan akan dilaporkan pada kepolisian.

    Tindakan Mengatasi

    a. Hilang dicuri

    Dalam mengambil tindakan tergantung pada permasalahan yang sedang dihadapi, langkah yang diambil pada umumnya mengacu sebagai berikut :

    • Observasi
    • Pencegahan
    • Mengatasi

    b. Observasi

    Observasi dilakukan oleh petugas berseragam ataupun tidak yang dilaksanakan secara simpatik namun tegas sehingga tidak mengganggu pelayanan terhadap customer yang sedang berbelanja, ataupun melalui sarana seperti Cermin Cembung,  CCTV dll

    c. Pencegahan

    Langkah antisipasi sebelum terjadi permasalahan adalah tindakan bijaksana, dalam mengawasi produk yang dijual, dengan cara seperti :

    1. Menempelkan Banner “ Mengambil tanpa bayar adalah pencurian yang akan dilaporkan pada pihak kepolisian “
    2. Pemasangan sarana pengaman, seperti Alarm produk, bila tidak dicopot oleh Kasir, akan berbunyi di pintu keluar.
    3. Pemasangan cermin cembung
    4. Pemasangan CCTV
    5. Pengawasan langsung berseragam atau tidak

    Semua bentuk pencegahan dilakukan dengan tidak mengganggu pelayanan dan kenyamanan customer

    d. Mengatasi

    Sesuai dengan identifikasi yang dilakukan, apabila diketahui permasalahan yang dihadapi, maka dilakukan cara untuk mengatasinya, yang diuraikan sbb:

    Evaluasi Penataan atau Display Produk [Download]

    Mencatat Pesanan

    Prosedur pencatatan berdasar pada data pelanggan yang meliputi :

    1. Kode pemesanan

    Kode Pesanan

    * 1001 = Nomer kode perusahaan
    P      = Pemesanan
    C      = Cepat ( dalam waktu pengiriman 1 s/d 3 hari terhitung dari tgl. Pemesanan )
    S      = Segera ( dalam waktu pengiriman 1 s/d 7 hari terhitung dari tgl. Pemesanan )

    2. Daftar nama pemesan

    Daftar nama pesanan

    • Catatan : prosedur pencatan data pemesan telah diprogram di komputer, dan akan otomatis nama
    yang muncul dimulai dari huruf A, B, C dst

    3. Kode produk yang dipesan

    Kode produk yang dipesan

    Komunikasi & Negosasi

    1. Teknik komunikasi yang dipilih
      Melaksanakan komunikasi dan negoisasi kepada pelanggan dengan :

      1. Datang langsung (door to door)
      2. Datang langsung untuk ketemu dengan segmen yang dituju kelebihannya adalah dapat berbicara panjang lebar

      3. Surat
      4. Telepon
      5. sms
      6. e-mail
      7. Pihak ketiga ( perantara )
    2. Memilih pemasok
      Kriteria pemasok dari sudut :

      1. lembaga/perorangan : Pengusaha kecil, menengah, besar
      2. produk                        : Produk makanan dan non makanan
      3. Kualitas                      : Kualitas ekspor, non ekspor
      4. Kontinyu                     : Sekali barang dipajang, harus terus bisa menyediakan Stock
    3. Cara bernegoisasi
      • Membuat asumsi / dugaan tertentu
      • Menguasai secara tepat permasalah dalam negoisasi
      • Analisis SWOT = Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats
      • Menetapkan strategi dan taktik pembicaraan
      • Perhitungan waktu
      • Informasi dari diri sendiri dan pihak yang yang telibat dalam negoisasi
    4. Tehnik negoisasi yang win win solution, dengan cara:
      • Memuat daftar alternatif keiinginan yang dipilih
      • Menawarkan alternatif terbaik pada lawan negoisasi
      • Penentuan pilihan pada saat negoisasi ( dengan argumentasi keuntungan dari alternatif yang dipilih )
      • Keputusan (kesepakatan), setelah melalui proses pemikiran dan debat argumentasi terhadap berbagai alternatif yang mungkin. Untuk disepakati kedua belah pihak ( ada pengakuan, penerimaan, persetujuan alternatif )
    5. Kesepakatan pembayaran
      1. Tunai
      2. Kredit
      3. Cek / bilyet giro
      4. Melalui ATM ( setor tunai di kasir )
      5. Melalui internet dengan kartu kredit

      Selanjutnya kami akan menyiapkan pesanan Anda, dan mengirimkannya ke alamat Anda.

    Pengisian Formulir Pesanan

    Contoh cara mengisi formulir pemesanan produk melalui internet

    1. Tata cara pengisian formulir pesanan barang melalui
      • Lakukan pendaftaran di rabat dot com.
        Masukkan informasi yang benar di formulir pendaftaran termasuk alamat email anda yang aktif sebagai login anda.
      • Cari buku-buku yang anda inginkan, jika tertarik dengan buku-buku best seller, silakan klik buku yang ada di kolom Produk best seller di halaman Home
      • Masukkan buku yang anda pilih ke basket/keranjang belanja/Shopping cart. Klik “Tambah ke Keranjang” atau Add to cart di bagian kanan bawah pada halaman informasi produk. Lakukan proses check out di keranjang belanja anda dengan mengklik tombol check out.
    2. Tahap Informasi Pengiriman
      Di halaman ini anda diminta untuk mengisi atau menentukan alamat pengiriman untuk order anda. Setelah data sudah lengkap, silakan klik tombol Lanjutkan/Continue untuk tahap berikutnya yaitu tahap Informasi Pembayaran
    3. Tahap Informasi Pembayaran
      Di halaman ini anda diminta untuk mengisi atau menentukan alamat penagihan/invoice untuk order anda. Alamat Pembayaran sifatnya opsional. Anda dapat mengisinya sama dengan alamat pengiriman atau alamat lain sebagai alamat penagihan/invoice.
    4. Tahap Konfirmasi
      Anda dapat memeriksa kembali semua data (Alamat pengiriman, Alamat penagihan, dan Daftar pesanan anda).
      Jika data sudah lengkap, lanjutkan dengan meng klik “Confirm Order” atau “Proses Order
    5. Selesai
      Proses pemesanan anda telah selesai. Sebagai informasi untuk anda, anda akan segera mendapatkan e-mail mengenai detail pesanan anda.

    Menyelesaikan formulir pesanan sesuai SOP

    1. Tindak lanjut dari penyelesaian formulir pesanan sesuai prosedur perusahaan adalah sbb :
      • Memberikan order ke Bagian Gudang untuk menyiapkan produk
      • Bagian Pengemasan (packing)untuk mengemas produk
      • Bagian Pengangkutan untuk segera memuat
      • Mengirim produk pesanan sesuai dengan surat perintah jalan dari perusahaan
    2. Apabila produk sampai di tangan pembeli dilakukan tindakan sebagai berikut :
      • Pembeli dipersilahkan mencek jumlah dan kualitas produk
      • Jika produk telah sesuai pembeli diminta menandatangani faktur pembelian, lembar I untuk pembeli, lembar II dan ke III dibawa kembali sebagai bukti telah diterima pembeli
      • lembar II, diberikan ke Bagian Penjualan, lembar III, untuk Bagian Keuangan
      • dibuat laporan penjualan

    Administrasi Pesanan Pelanggan [Download]


    Negara Yang Sudah Berkunjung

    November 2008
    S S R K J S M
    « Okt   Des »
     12
    3456789
    10111213141516
    17181920212223
    24252627282930

    RSS Kawan Sejati

    • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

    RSS Koleksi Film Harun Yahya

    • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

    RSS Blog Partnerku (elsabarto.co.cc)

    • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

    RSS FOSS-ID

    • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

    RSS Berita Presiden SBY

    • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

    Yang Sudah Mampir Ada

    • 497,119 Orang
    Ikuti

    Get every new post delivered to your Inbox.