PENDIDIKAN

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Posted on: November 4, 2008

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.


Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

  1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
  2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
  3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
  4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

  1. Kode
    Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
  2. Indeks
    Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
  3. Mengindeks
    Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
  4. Unit
    Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
  5. Kode Arsip
    Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

  1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
    a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
    Contoh:
    a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
    Contoh:
    a.3. Nama keluarga, suku dan marga.
    Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
    Contoh:
    a.4. Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang
    Contoh:
    a.5. Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
    Contoh:
    a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
    Contoh:
    a.7. Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
    Contoh:
    a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
    a.9. Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
    Contoh:
    a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
    Contoh:
  2. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :
    b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
    Contoh:
    b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
    Contoh:
    b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
    Contoh:
    b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama
    Contoh:

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

  1. Nama perusahaan pada umumnya
    Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
    Contoh :
  2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
    Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
    Contoh :
  3. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
    Contoh :
  4. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
    Contoh :

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

  1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
    Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
    Contoh :
  2. Nama Instansi Negara Asing
    Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
    Contoh :

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks  kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada  unit terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

  1. Nama Perorangan
  2. Nama Perusahaan
  3. Instansi Pemerintah
  4. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun  dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul
Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar
Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar
Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri

<!–Penambahan Spasi Kosong ke bawah –>

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

  1. Filling Cabinet

  2. Guide

  3. Map Folder

  4. Kotak Sortir

  5. Kartu Indeks

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

  1. Pengumpulan Surat
    Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
  2. Memeriksa
    Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

  3. Mengindeks
    Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
    Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

    Contoh:
    Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

    Cara Mengindeks:
    PT.Waringin Indeks Waringin PT
    Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

  4. Memberi Kode
    Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

    Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

    Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

  5. Menyortir
    Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
  6. Menempatkan
    Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
  7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
  2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
  3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

    Contoh surat out slip:

    Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
    Misalnya:
    Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
    Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

    Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
    Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

  4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
    Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

Kearsipan Sistem Abjad [Download]

About these ads

15 Tanggapan to "Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)"

good article, but its slow to view this image , go giving?!

sekecil apapun jika suatu ilmu digunakan dengan baik akan dapat berguna secara besar.

thanks bgt atas infonya

klo ada temukan namanya Yanti pernah tinggal di Kampung Jawa th 88 an dan S Yati pernah tinggal di Bpp pernah kenal ama Kadjan mhn hub di nomor ini 081346460618

thank’s atas informasi
karena itu dapat membantu pekerjaan saya

terimakasih informasiiinyaaa!!sangat membantu tugas saya ;)

http://www.choccopost.blogspot.com

TERIMAKASIH . SGT MEMBANTU U TGS SY !!

http://www.choccopost.blogspot.com

makacih yahhh,.. berkat infrmasi ine akuh jdi cepet nyelesein tugas kuliah ku,.. makaciii :)

Thanks, maaf sy jadikan bahan untuk materi saya. Tuhan yang membalas

thanks ea materinya sangat bermanfaat….

Terima kasih,
Artikelnya bagus..

terimakasih atas infonya jadi semangat nih untuk menekuni jurusan administrasi perkantoran :) sukses

terimakasih ya atas informasinya, jadi tambah semangat nih untuk menekuni jurusan administrasi perkantoran. :) sukses ya?

I always emailed this webpage post page to all my associates,
for the reason that if like to read it next my contacts will too.

. good bgt , di mkin tw tntng administras perkntoran bgian kearsipan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Negara Yang Sudah Berkunjung

November 2008
S S R K J S M
« Okt   Des »
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930

RSS Kawan Sejati

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

RSS Koleksi Film Harun Yahya

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

RSS Blog Partnerku (elsabarto.co.cc)

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

RSS FOSS-ID

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

RSS Berita Presiden SBY

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.

Yang Sudah Mampir Ada

  • 478,479 Orang
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: